Sekreterya Komisyonu

Birimler ve Görev Tanımlamaları:

• Resmi ve Tüzel kişilerle her türlü yazışmanın yapılması.
• Şube ve temsilcilik açılış çalışmaları ve faaliyetlerin resmiyete uygunluğunun takibi
• Karar defteri,Üye kayıt defteri ve gelen-giden evrak defteri kayıtlarının tutulması.
• Başkanlık Divanı ve Yürütme Kurulu toplantılarının takip ve koordinasyon hizmetleri
• Planlama toplantılarının organize ve takibi
• Genel kurul toplantılarının organize ve takibi
• Toplantı tutanaklarının ve faaliyet raporlarının tanzim edilmesi.
• Beyanname hazırlanması ve verilmesinin takibi
• Hukuki çalışmaların takip edilmesi. 
- Gayri menkul davaları 
- Teftiş, Denetim 
- Medya tekzipleri
• Sivil Toplum kuruluşlarıyla ilişkiler, Platform çalışmaları, Temsil ve görüşmeler
• Şube sekreterleri ile gerektiğinde toplantı yapılması, faaliyetlerin takip ve kontrolü
• Sekreterya komisyonu haftalık toplantılarının icra edilmesi
• Sekreterya komisyonu 3 birimden oluşmaktadır.

1- Bilgi işlem / arşiv ve dokümantasyon birimi:
• Bilgi bankası hizmetlerinin yürütülmesi
• Klasör ve dosya nizamının tanzim edilmesi
• Dernek çalışmalarına ilişkin istatistik bilgilerin hazırlanması
• Tutulması zorunlu defter kayıtların titizlikle tutulması

2- İzleme birimi:
• Toplumu etkileyen yazılı ve görsel basının, siyasi gelişmelerin, sivil toplum kuruluşlarının çalışmalarının ve bürokrasi hareketlerinin takip edilmesi, Cemaat ve cemiyetler hakkında izlenimler edinilmesi, ülke gündemini oluşturan unsurlar hakkında ayrıntılı bilgi edinilmesi. Özetle Anadolu Gençlik Derneğinin çalışma alanıyla ilgili her türlü gelişmenin yorumlanarak ilgililere rapor edilmesi.

3- Ar- Ge birimi:
• Dernek vizyonunun geleceğe hazır olabilmesi için yürütmeye yardımcı olacak teklifler, projeler geliştirilmesi ve danışmanlık çalışmaları yapılması.

A) Sistemi geliştirici çalışmaların yapılması.
1- Sistemler ve mevcut işleyiş hakkında kıyaslamalı öneriler geliştirir.
2- Çalışma sistemiyle ilgili kriterleri tespite esas olacak öneriler geliştirir.
3- İş düzeninde verimliliği artırıcı öneriler geliştirir, uygulama danışmanlığı yapar.
4- Raporlama ve modelle ilgili her türlü önerileri geliştirir, danışmanlık yapar.
5- Belge niteliği kazanacak basılı evraklarla ilgili her türlü önerileri geliştirir, danış¬manlık yapar.
6- Kurumlarla ilişkilerde çıkan sıkıntılar nedeniyle aksayan işlerin önündeki engellerin aşılmasına ilişkin diyalog önerilerini geliştirir, danışmanlık yapar.
7- Haberleşme vb. konularda çıkan aksama ve engellemelerin aşılmasına ilişkin ta¬kip önerileri geliştirir.

B) Aksiyonları geliştirici çalışmaların yapılması.
1- Toplantılarda ortaya konulan karar, görüş ve tebliğleri değerlendirir.
2- Gelebilecek tüm teklifleri değerlendirir, örnek aksiyon organizasyonlarına ilişkin projeler geliştirir.
3- Yıllık çalışma plan ve programları hakkında gerekli araştırma-geliştirme çalışma¬larını koordine eder.

C) Hedefleri geliştirici çalışmaların yapılması.
1- Gelişmeleri,istatistik sonuçları ve raporları değerlendirir.
2- Toplantılarda ortaya konulan görüş ve tebliğleri değerlendirir.
3- Hedefler hakkında gerekli araştırma-geliştirme çalışmalarını koordine eder. İlgili komisyonlarla ortak çalışma toplantıları yapar.
4- Hedeflerle ilgili talimat önerileri geliştirir.
5- Hedef geliştirici çalışmaların konularına göre brifing dosyalarını oluşturur.

3-1) Mevzuat Masası: Çalışmalar ile ilgili oluşturulacak taslak ve projelerin mevzuata uygunluğunu araştırır.
3-2) Enformasyon Masası: Envanter kayıtlarını tutar, düzenler. Tüm çalışma alanlarıyla ilgili veri tabanı oluşturur. Bu verilerden en kısa sürede yararlanılmasını sağlar.
3-3) İletişim Masası: Tüm ar-ge birimleri arasındaki iletişimi koordine eder. Birimler ve masalar arası bilgi akışını sağlar.
3-4) Projelendirme Masası: Oluşturulacak proje ve önerileri 5N1k modülüne uygun olarak projelendirir.
3-5) Eğitim Sistemleri Masası: Kabul edilmiş projelerin veya sistemlerin randımanlı bir şekilde uygulanması amacıyla ilgili kişilere yönelik eğitimler verir danışmanlık yapar.